20 Bài Học Xương Máu Từ ERP và Chuyển Đổi Số

Dựa trên kinh nghiệm hơn 20 năm làm việc với trên 1.000 doanh nghiệp trong các dự án phần mềm ERP và chuyển đổi số, Eric Kimberling từ Third Stage Consulting Group đã tổng hợp 20 bài học quan trọng giúp đảm bảo thành công cho các dự án này. Những bài học này áp dụng cho mọi loại chuyển đổi số, từ triển khai SAP S/4HANA, Oracle Cloud, Microsoft Dynamics 365 đến các giải pháp CRM, HCM như Salesforce hay Workday. Dưới đây là chi tiết từng bài học, được dịch và tổng hợp từ tài liệu “ERP 20 Bài Học Xương Máu”:

1. Thành Công Hay Thất Bại Không Phải Do May Mắn

Thành công của một dự án ERP không dựa vào may mắn, mà là kết quả của việc áp dụng các phương pháp thực hành tốt nhất đã được chứng minh. Ngược lại, thất bại thường xảy ra khi doanh nghiệp để dự án phụ thuộc vào sự ngẫu nhiên. Việc tuân thủ các bài học trong tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tăng cơ hội thành công.

2. Xác Định Chiến Lược Doanh Nghiệp và Kỹ Thuật Số Rõ Ràng Trước Khi Bắt Đầu

Một chiến lược kỹ thuật số và công nghệ rõ ràng là nền tảng cho dự án ERP. Nhiều doanh nghiệp vội vàng chọn và triển khai phần mềm mà không có tầm nhìn dài hạn, dẫn đến bỏ lỡ cơ hội cải thiện đáng kể. Chiến lược tốt giúp định hướng, ưu tiên nguồn lực và lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu dài hạn, tiết kiệm thời gian và chi phí.

3. Đừng Dành Quá Nhiều Thời Gian và Tiền Bạc Cho Việc Chọn Phần Mềm

Với nhiều lựa chọn trên thị trường, việc chọn phần mềm ERP dễ rơi vào tình trạng “phân tích tê liệt”. Quá trình lựa chọn kéo dài với danh sách yêu cầu chi tiết không cần thiết hoặc RFI (Yêu cầu thông tin) phức tạp thường là dấu hiệu của sự thiếu hiểu biết về thị trường phần mềm hoặc lãng phí nguồn lực. Hãy đơn giản hóa quá trình này, tận dụng chuyên gia bên ngoài để tập trung vào triển khai.

4. Đừng Để Công Nghệ Giới Hạn Doanh Nghiệp

Doanh nghiệp nên dẫn dắt các sáng kiến kỹ thuật số, không để công nghệ chi phối. Việc chọn và triển khai công nghệ mà không có tầm nhìn dài hạn có thể dẫn đến các vấn đề tích hợp, chi phí tăng cao hoặc kết quả không tối ưu. Hãy đảm bảo các giai đoạn đầu của dự án nằm trong kế hoạch chiến lược dài hạn.

5. Triển Khai Mạnh Mẽ Quan Trọng Hơn Lựa Chọn Phần Mềm Dài Dòng

Một quá trình chọn phần mềm hoàn hảo nhưng triển khai yếu kém sẽ kém hiệu quả hơn nhiều so với một lựa chọn nhanh gọn kèm triển khai xuất sắc. Các dự án chọn phần mềm kéo dài làm hao mòn tinh thần đội ngũ, gây nghi ngờ và mất động lực. Hãy đẩy nhanh lựa chọn để giữ năng lượng cho triển khai.

6. Không Có Giải Pháp “Đạn Bạc” Cho Chuyển Đổi Số

Không có giải pháp nào dễ dàng, chi phí thấp và ít rủi ro tuyệt đối. Các thuật ngữ như “giải pháp ngành được cấu hình sẵn” hay “phần mềm đám mây đơn giản” thường chỉ là chiêu tiếp thị. Mọi lựa chọn đều có ưu, nhược điểm và rủi ro. Hãy đánh giá khách quan và đầu tư nỗ lực để đạt được thành công.

7. Chuyển Đổi Số Thành Công Là Chuyển Đổi Doanh Nghiệp, Không Chỉ Là Dự Án CNTT

Các dự án thành công tập trung vào cải thiện quy trình kinh doanh, mô hình hoạt động và kết quả kinh doanh, thay vì chỉ triển khai công nghệ. Triết lý này cần được áp dụng từ xác định chiến lược, lựa chọn phần mềm đến triển khai và sử dụng công nghệ. Quản lý thay đổi tổ chức, cải tiến quy trình và tối ưu hóa lợi ích là chìa khóa.

8. Đặt Kỳ Vọng Thực Tế Từ Đầu

Kỳ vọng không thực tế là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại. Nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp thời gian, chi phí và nguồn lực cần thiết, dẫn đến các quyết định sai lầm như cắt giảm quản lý thay đổi tổ chức. Hãy xây dựng kế hoạch dự án thực tế, bổ sung các hoạt động quan trọng như quản lý thay đổi, di chuyển dữ liệu và đảm bảo chất lượng.

9. Kiểm Soát Nhịp Độ Dự Án

Chuyển đổi số là một cuộc chạy marathon, không phải chạy nước rút. Hãy bắt đầu bằng việc xác định tầm nhìn dài hạn, cải tiến quy trình kinh doanh trước khi triển khai. Việc giảm tốc độ ban đầu có thể tốn thời gian, nhưng sẽ tiết kiệm chi phí và giảm gián đoạn trong dài hạn.

10. Sẵn Sàng Trước Khi Triển Khai

Đừng vội triển khai khi chưa sẵn sàng. Hãy xác định rõ yêu cầu kinh doanh, quy trình mong muốn và chiến lược trước khi bắt đầu. Điều này giúp chọn và triển khai công nghệ phù hợp, tránh tự động hóa các quy trình kém hiệu quả hiện tại.

11. Phân Bổ Nguồn Lực Tốt Nhất Cho Dự Án

Các dự án thành công cần đội ngũ nhân sự nội bộ và bên ngoài mạnh mẽ, từ nhà tài trợ điều hành đến chuyên gia nghiệp vụ. Hãy chọn những người có kiến thức sâu về doanh nghiệp, cởi mở với các phương pháp tốt nhất và có khả năng dẫn dắt thay đổi.

12. Đảm Bảo Sự Hỗ Trợ Mạnh Mẽ Từ Ban Lãnh Đạo

Sự tham gia tích cực của ban lãnh đạo là yếu tố tiên quyết. Họ cần theo sát dự án, đưa ra quyết định quan trọng và giải quyết vấn đề. Ban lãnh đạo cũng phải quyết định về cách vận hành tương lai và mức độ thay đổi mà doanh nghiệp sẵn sàng chấp nhận.

13. Thiết Lập Quản Trị Dự Án và Kiểm Soát Chặt Chẽ

Quản trị dự án mạnh mẽ là “lan can” giữ cho dự án không trật bánh. Một đội quản lý dự án hiệu quả, khung ra quyết định rõ ràng và hỗ trợ tư vấn bên ngoài là yếu tố then chốt. Kế hoạch kinh doanh (business case) giúp định hướng quyết định, đảm bảo dự án phù hợp với chiến lược dài hạn.

14. Xác Định Mục Tiêu Rõ Ràng và Kế Hoạch Tối Ưu Hóa Lợi Ích

Kế hoạch kinh doanh không chỉ để thuyết phục ban lãnh đạo mà cần là tài liệu sống, định hướng quyết định và tối ưu hóa lợi ích sau triển khai. Nó cần liên kết lợi ích kinh doanh với chức năng phần mềm và thay đổi quy trình, đồng thời phân công trách nhiệm và hỗ trợ kiểm tra sau triển khai.

15. Tránh Các Quyết Định Ngắn Hạn

Các quyết định ngắn hạn, như cắt giảm quản lý quy trình hoặc thay đổi tổ chức để tiết kiệm thời gian, thường dẫn đến chi phí và rủi ro cao hơn trong dài hạn. Hãy đánh giá chi phí và giá trị lâu dài trước khi quyết định để tối ưu hóa lợi ích và đổi mới.

16. Tích Hợp Quy Trình Đảm Bảo Chất Lượng và Giảm Rủi Ro

Quy trình đảm bảo chất lượng (QA) và giảm rủi ro giúp phát hiện vấn đề sớm, giảm gián đoạn khi triển khai. Việc bỏ qua kiểm thử người dùng hoặc hội thảo thử nghiệm có thể không ảnh hưởng ngay, nhưng sẽ gây hậu quả nghiêm trọng sau này. QA dựa trên thực tiễn tốt nhất là chìa khóa để giữ dự án trên đúng hướng.

17. Lập Kế Hoạch Sớm Cho Di Chuyển Dữ Liệu, Báo Cáo và Phân Tích

Di chuyển dữ liệu, báo cáo và phân tích không nên là suy nghĩ muộn. Việc lập kế hoạch sớm cho kiến trúc dữ liệu và yêu cầu phân tích giúp tận dụng tối đa các công nghệ như AI, BI và phân tích dự đoán. Dữ liệu chưa được làm sạch hoặc yêu cầu chưa rõ ràng sẽ làm giảm hiệu quả công nghệ.

18. Đầu Tư Thời Gian Cho Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh

Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là bản thiết kế cho tương lai của doanh nghiệp. Các dự án thành công đầu tư vào việc xác định quy trình hiện tại và tương lai, tập trung vào cải tiến và tối ưu hóa. BPM giúp thiết kế hệ thống phù hợp, xây dựng chiến lược thay đổi tổ chức và đẩy nhanh các giai đoạn sau.

19. Tập Trung Nhiều Hơn Vào Con Người

Quản lý thay đổi tổ chức (OCM) là yếu tố quan trọng nhất. Nếu nhân viên không làm việc hiệu quả với phần mềm, dự án sẽ thất bại. OCM bao gồm đánh giá tác động thay đổi, đào tạo, truyền thông và tái thiết kế vai trò. Đầu tư vào OCM giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng ROI.

20. Đừng Ngần Ngại Tìm Sự Hỗ Trợ Từ Bên Thứ Ba

Ngay cả khi đã có kinh nghiệm triển khai, dự án ERP vẫn đầy thách thức. Các tư vấn độc lập như Third Stage Consulting có thể hỗ trợ xác định chiến lược, lập kế hoạch thực tế, giữ dự án đúng hướng và quản lý thay đổi tổ chức, giúp doanh nghiệp đạt được thành công.

Thành công trong chuyển đổi số không phải do ngẫu nhiên mà là kết quả của việc áp dụng các phương pháp thực hành tốt nhất. Những bài học trên, từ chiến lược rõ ràng, quản trị dự án mạnh mẽ, đến quản lý thay đổi tổ chức và quy trình kinh doanh, đều là những yếu tố cốt lõi giúp giảm rủi ro và tối ưu hóa giá trị. Với sự cam kết từ ban lãnh đạo, nguồn lực phù hợp và hỗ trợ tư vấn bên ngoài, doanh nghiệp có thể đạt được “giai đoạn thứ ba” của chuyển đổi số, nơi họ vượt qua các thách thức và đạt được thành công bền vững.

Xem file đín kèm