Ai đã đi sâu vào vận hành của doanh nghiệp không chỉ từ Marketing hoặc Kinh doanh mà Tài chính Kế toán cũng vậy, hãy thử tìm hiểu các công cụ Kế toán AI miễn phí.
Sau đây là các phần mềm kế toán tích hợp AI miễn phí (hoặc có phiên bản miễn phí) phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), với thông tin chi tiết về ứng dụng, cách sử dụng, và ví dụ thực tế. Tôi sẽ tập trung vào các phần mềm chưa được đề cập trong câu trả lời trước, dựa trên các tiêu chí như tính năng AI, khả năng miễn phí, và phù hợp với quy mô SME (theo Nghị định 80/2023/NĐ-CP của Việt Nam, SME là doanh nghiệp có dưới 100 nhân viên hoặc doanh thu dưới 100 tỷ VNĐ/năm). Các phần mềm được chọn dựa trên thông tin từ các nguồn công nghệ đáng tin cậy, phù hợp với nhu cầu quản lý tài chính của SME.
1. FreshBooks (Phiên bản miễn phí giới hạn):
FreshBooks là phần mềm kế toán dựa trên đám mây, được thiết kế cho SME, freelancer, và doanh nghiệp dịch vụ, tích hợp AI để tự động hóa hóa đơn, theo dõi thời gian, và quản lý chi phí. Phiên bản miễn phí (Lite Plan) hỗ trợ tối đa 5 khách hàng, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ hoặc mới khởi nghiệp.
- Tự động hóa hóa đơn: AI tạo hóa đơn chuyên nghiệp, gửi nhắc nhở thanh toán tự động, và phân loại giao dịch dựa trên lịch sử.
- Theo dõi thời gian: AI theo dõi giờ làm việc của dự án, tự động chuyển thành hóa đơn dựa trên tỷ lệ thanh toán.
- Quản lý chi phí: Quét biên lai qua ứng dụng di động, AI trích xuất dữ liệu và phân loại chi phí.
- Báo cáo cơ bản: Tạo báo cáo lợi nhuận, chi phí, và thuế đơn giản, phù hợp cho SME.
- Tích hợp thanh toán: Kết nối với Stripe, PayPal để xử lý thanh toán trực tuyến.
Cách sử dụng
- Đăng ký: Truy cập trang web FreshBooks, chọn gói Lite miễn phí (hỗ trợ tối đa 5 khách hàng).
- Thiết lập: Nhập thông tin doanh nghiệp, kết nối tài khoản ngân hàng hoặc tải biên lai qua ứng dụng di động.
- Tạo hóa đơn: Sử dụng mẫu hóa đơn có sẵn, AI tự động điền thông tin khách hàng và gửi qua email.
- Theo dõi chi phí: Chụp ảnh biên lai, AI tự động nhập và phân loại dữ liệu vào danh mục chi phí.
- Hỗ trợ: Liên hệ qua email, chat, hoặc tài liệu hướng dẫn trực tuyến.
Những công ty nào sử dụng tốt:
- Công ty tư vấn nhỏ: Sử dụng FreshBooks để tạo hóa đơn cho 5 khách hàng chính, theo dõi thời gian làm việc cho từng dự án, và xuất báo cáo thuế hàng quý.
- Freelancer nhiếp ảnh: Quản lý chi phí thiết bị và hóa đơn cho khách hàng, sử dụng AI để tự động phân loại chi phí đi lại và phần mềm chỉnh sửa ảnh.
Ưu điểm
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng trên web và di động.
- Phiên bản miễn phí hỗ trợ hóa đơn không giới hạn cho tối đa 5 khách hàng.
- Tích hợp AI giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và theo dõi chi phí.
Hạn chế
- Giới hạn 5 khách hàng trong phiên bản miễn phí, không phù hợp nếu SME có nhiều khách hàng.
- Yêu cầu nâng cấp trả phí (từ $15/tháng) để mở rộng tính năng hoặc hỗ trợ thêm khách hàng.
2. GnuCash
GnuCash là phần mềm kế toán mã nguồn mở, hoàn toàn miễn phí, phù hợp cho SME và cá nhân kinh doanh muốn quản lý tài chính mà không cần chi phí bản quyền. Tích hợp các tính năng AI cơ bản như phân loại giao dịch và gợi ý hạch toán.
- Quản lý tài khoản kép: Hỗ trợ kế toán theo phương pháp ghi sổ kép, phù hợp cho SME trong thương mại, dịch vụ.
- Tự động phân loại giao dịch: AI gợi ý danh mục hạch toán dựa trên lịch sử giao dịch.
- Báo cáo tài chính: Tạo báo cáo lợi nhuận, dòng tiền, và bảng cân đối kế toán.
- Quản lý công nợ: Theo dõi khoản phải thu/phải trả, hỗ trợ lập hóa đơn cơ bản.
- Hỗ trợ đa nền tảng: Chạy trên Windows, macOS, Linux, không yêu cầu kết nối internet.
Cách sử dụng
- Tải xuống: Tải phần mềm miễn phí từ trang web GnuCash, cài đặt trên máy tính.
- Thiết lập: Tạo tài khoản kế toán (ví dụ: thu nhập, chi phí, tài sản) theo hướng dẫn wizard.
- Nhập dữ liệu: Nhập giao dịch thủ công hoặc từ file CSV, AI gợi ý danh mục hạch toán.
- Tạo báo cáo: Chọn mẫu báo cáo từ danh sách (lợi nhuận, công nợ), xuất sang PDF hoặc Excel.
- Hỗ trợ: Sử dụng tài liệu hướng dẫn hoặc diễn đàn cộng đồng GnuCash.
Ví dụ sử dụng
- Cửa hàng bán lẻ nhỏ: Sử dụng GnuCash để ghi chép doanh thu hàng ngày, quản lý chi phí nhập hàng, và tạo báo cáo lợi nhuận hàng tháng.
- Doanh nghiệp dịch vụ: Theo dõi công nợ khách hàng, lập hóa đơn cho dịch vụ tư vấn, và quản lý tài khoản ngân hàng.
Ưu điểm
- Hoàn toàn miễn phí, không giới hạn người dùng hoặc tính năng.
- Phù hợp cho SME không cần tích hợp phức tạp hoặc làm việc offline.
- Cộng đồng mã nguồn mở hỗ trợ mạnh mẽ, thường xuyên cập nhật.
Hạn chế
- Giao diện lỗi thời, không thân thiện như các phần mềm đám mây.
- Thiếu tích hợp với hóa đơn điện tử hoặc ngân hàng điện tử.
- Yêu cầu kiến thức cơ bản về kế toán để sử dụng hiệu quả.
3. Manager
Manager là phần mềm kế toán miễn phí, mã nguồn mở, phù hợp cho SME và cá nhân kinh doanh, hỗ trợ cả phiên bản desktop và đám mây. Tích hợp AI cơ bản để tự động hóa nhập liệu và phân tích tài chính.
- Quản lý tài chính toàn diện: Hỗ trợ kế toán tổng hợp, quản lý công nợ, và theo dõi dòng tiền.
- Tự động hóa nhập liệu: AI phân loại giao dịch từ file CSV hoặc sao kê ngân hàng.
- Hóa đơn và báo giá: Tạo hóa đơn, báo giá chuyên nghiệp, gửi qua email.
- Báo cáo tài chính: Cung cấp báo cáo lợi nhuận, bảng cân đối kế toán, và dòng tiền, tùy chỉnh theo nhu cầu.
- Hỗ trợ đa tiền tệ: Phù hợp cho SME có giao dịch quốc tế.
Cách sử dụng
- Tải xuống/Đăng ký: Tải phiên bản desktop miễn phí từ trang web Manager hoặc đăng ký phiên bản đám mây.
- Thiết lập: Tạo tài khoản doanh nghiệp, nhập thông tin cơ bản như loại tiền tệ, danh mục tài khoản.
- Nhập dữ liệu: Tải lên sao kê ngân hàng hoặc nhập giao dịch thủ công, AI tự động gợi ý phân loại.
- Tạo báo cáo: Chọn mẫu báo cáo từ giao diện, xuất sang PDF hoặc Excel.
- Hỗ trợ: Sử dụng tài liệu hướng dẫn hoặc diễn đàn cộng đồng Manager.
Ví dụ sử dụng
- Startup thương mại điện tử: Sử dụng Manager để quản lý doanh thu từ Shopify, theo dõi chi phí vận chuyển, và tạo báo cáo thuế.
- Công ty dịch vụ nhỏ: Tạo hóa đơn cho khách hàng, theo dõi công nợ, và xuất báo cáo tài chính hàng quý.
Ưu điểm
- Miễn phí trọn đời cho cả phiên bản desktop và đám mây cơ bản.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa tiền tệ, phù hợp cho SME quốc tế.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho người không chuyên về kế toán.
Hạn chế
- Tính năng AI cơ bản, không mạnh bằng các phần mềm trả phí như MISA AMIS.
- Không tích hợp trực tiếp với hóa đơn điện tử hoặc ngân hàng Việt Nam.
- Phiên bản đám mây miễn phí giới hạn dung lượng lưu trữ.
4. SSE Accounting
SSE Accounting là phần mềm kế toán miễn phí, được thiết kế cho SME và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam, tích hợp các tính năng cơ bản với AI để hỗ trợ nhập liệu và báo cáo. Phù hợp cho doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc mới khởi nghiệp.
- Nhập liệu tự động: AI hỗ trợ nhập dữ liệu từ file Excel hoặc hóa đơn, phân loại giao dịch cơ bản.
- Quản lý thu chi: Theo dõi doanh thu, chi phí, và công nợ, phù hợp với Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Báo cáo tài chính: Tạo báo cáo cơ bản như lợi nhuận, công nợ, và bảng cân đối kế toán.
- Hỗ trợ thuế: Gợi ý các khoản khấu trừ thuế, hỗ trợ lập báo cáo thuế đơn giản.
- Giao diện gọn nhẹ: Không yêu cầu cấu hình máy tính cao, phù hợp cho SME với ngân sách hạn chế.
Cách sử dụng
- Tải xuống: Tải phần mềm miễn phí từ trang web chính thức của SSE Accounting.
- Cài đặt: Cài đặt trên máy tính Windows, thiết lập thông tin doanh nghiệp (tên, MST, ngành nghề).
- Nhập liệu: Tải lên file Excel hoặc nhập thủ công, AI gợi ý phân loại giao dịch.
- Tạo báo cáo: Chọn mẫu báo cáo từ giao diện, xuất sang Excel hoặc PDF.
- Hỗ trợ: Sử dụng tài liệu hướng dẫn hoặc liên hệ qua email của nhà cung cấp.
Ví dụ sử dụng
- Hộ kinh doanh cá thể: Quản lý thu chi từ bán hàng, nhập liệu từ hóa đơn giấy, và lập báo cáo thuế VAT.
- Công ty khởi nghiệp nhỏ: Theo dõi chi phí quảng cáo và doanh thu, tạo báo cáo tài chính cơ bản để nộp thuế.
Ưu điểm
- Hoàn toàn miễn phí, phù hợp cho SME siêu nhỏ hoặc hộ kinh doanh.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, tuân thủ quy định kế toán Việt Nam.
- Không yêu cầu kết nối internet, phù hợp cho môi trường offline.
Hạn chế
- Thiếu tích hợp với hóa đơn điện tử hoặc ngân hàng điện tử.
- Tính năng AI hạn chế, chủ yếu hỗ trợ nhập liệu cơ bản.
- Giao diện không hiện đại, có thể khó làm quen với người dùng trẻ.
5. Cost Accounting
Cost Accounting là phần mềm kế toán miễn phí, được thiết kế cho SME và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam, tích hợp AI cơ bản để hỗ trợ quản lý chi phí và báo cáo tài chính. Phù hợp cho doanh nghiệp thương mại, dịch vụ với số lượng giao dịch ít.
- Quản lý chi phí: AI phân loại chi phí từ biên lai, hóa đơn, hoặc sao kê ngân hàng.
- Hóa đơn cơ bản: Tạo hóa đơn bán hàng, theo dõi thanh toán từ khách hàng.
- Báo cáo tài chính: Tạo báo cáo thu chi, lợi nhuận, và công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Tính năng gọn nhẹ: Không yêu cầu cấu hình cao, phù hợp cho SME với ngân sách hạn chế.
- Hỗ trợ offline: Hoạt động trên máy tính mà không cần kết nối internet.
Cách sử dụng
- Tải xuống: Tải phần mềm miễn phí từ trang web Cost Accounting hoặc các diễn đàn kế toán.
- Cài đặt: Cài đặt trên Windows, thiết lập thông tin doanh nghiệp và danh mục tài khoản.
- Nhập liệu: Nhập giao dịch thủ công hoặc từ file Excel, AI hỗ trợ phân loại chi phí.
- Tạo báo cáo: Chọn mẫu báo cáo từ giao diện, xuất sang Excel hoặc PDF.
- Hỗ trợ: Sử dụng tài liệu hướng dẫn hoặc liên hệ qua email của nhà cung cấp.
Ví dụ sử dụng
- Cửa hàng bán lẻ: Quản lý chi phí nhập hàng, doanh thu bán lẻ, và tạo báo cáo thuế hàng quý.
- Freelancer dịch vụ: Theo dõi thu nhập từ các hợp đồng, quản lý chi phí quảng cáo, và lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm
- Miễn phí trọn đời, không giới hạn tính năng cơ bản.
- Phù hợp cho SME siêu nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể.
- Tuân thủ quy định kế toán Việt Nam (Thông tư 133, 200).
Hạn chế
- Giao diện lỗi thời, không thân thiện với người dùng mới.
- Thiếu tích hợp với các hệ thống hiện đại như hóa đơn điện tử.
- Tính năng AI cơ bản, không hỗ trợ phân tích dự báo.
So sánh và đánh giá:
- FreshBooks: Tốt nhất cho SME cần hóa đơn chuyên nghiệp và theo dõi thời gian dự án, nhưng giới hạn 5 khách hàng trong phiên bản miễn phí. Phù hợp với doanh nghiệp dịch vụ hoặc freelancer.
- GnuCash: Lý tưởng cho SME muốn phần mềm miễn phí trọn đời, hoạt động offline, và hỗ trợ kế toán kép. Thích hợp cho doanh nghiệp thương mại hoặc sản xuất nhỏ.
- Manager: Phù hợp cho SME có giao dịch quốc tế nhờ hỗ trợ đa tiền tệ, với cả phiên bản desktop và đám mây miễn phí.
- SSE Accounting: Tốt cho SME siêu nhỏ tại Việt Nam, cần phần mềm gọn nhẹ, tuân thủ quy định thuế Việt Nam.
- Cost Accounting: Lựa chọn tiết kiệm cho SME hoặc hộ kinh doanh cá thể, nhưng thiếu tích hợp hiện đại.
Khuyến nghị cho SME
- Doanh nghiệp siêu nhỏ (dưới 10 nhân viên): Chọn SSE Accounting hoặc Cost Accounting vì tính đơn giản, miễn phí, và tuân thủ quy định Việt Nam.
- Doanh nghiệp nhỏ (10-50 nhân viên): FreshBooks hoặc Manager là lựa chọn tốt nhờ giao diện thân thiện và hỗ trợ đa tiền tệ, phù hợp cho SME có khách hàng quốc tế.
- Doanh nghiệp vừa (50-100 nhân viên): GnuCash phù hợp nếu cần quản lý tài khoản kép và báo cáo chi tiết, đặc biệt khi làm việc offline.
- Ngành nghề đặc thù: SME trong thương mại điện tử nên chọn FreshBooks hoặc Manager để tích hợp với nền tảng bán hàng. SME sản xuất nhỏ nên chọn GnuCash để quản lý chi phí và tồn kho.
Lưu ý khi sử dụng
- Đánh giá nhu cầu: SME cần xác định số lượng giao dịch, yêu cầu tích hợp (hóa đơn điện tử, ngân hàng), và ngân sách trước khi chọn phần mềm.
- Kiểm tra dữ liệu: Dù có AI, nên kiểm tra lại các giao dịch được phân loại tự động để đảm bảo chính xác.
- Bảo mật: Ưu tiên phần mềm có mã hóa dữ liệu (như FreshBooks, Manager) để bảo vệ thông tin tài chính.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Với phần mềm mã nguồn mở như GnuCash, Manager, SME cần dựa vào cộng đồng hoặc tài liệu hướng dẫn, vì không có hỗ trợ trực tiếp.
