Chuyển đổi số làm sao không thất bại!

Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần một lộ trình rõ ràng, sự cam kết từ lãnh đạo, và sự tham gia của toàn bộ tổ chức cũng như nhiều yếu tố mà Chủ Doanh nghiệp cần tìm hiểu, chuẩn bị.

1. Xây dựng chiến lược và mục tiêu rõ ràng:

   • Xác định mục tiêu cụ thể, đo lường được (SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

   • Mục tiêu rõ ràng: Tăng doanh thu online 20% trong 12 tháng bằng cách triển khai website thương mại điện tử hoặc giảm chi phí quản lý 30%, giảm nhân sự 35%...

   • Tránh đặt mục tiêu chung chung như "số hóa toàn bộ hoạt động" mà không có kế hoạch chi tiết.

2. Đánh giá năng lực nội tại:

   • Kiểm tra hạ tầng công nghệ, kỹ năng nhân sự, và văn hóa tổ chức.

   • Thực hiện kiểm toán nội bộ để xác định điểm mạnh, điểm yếu, và nhu cầu công nghệ.

3. Lựa chọn công nghệ phù hợp:

   • Không chạy theo công nghệ tiên tiến mà không phù hợp với nhu cầu thực tế.

   • Ví dụ: Doanh nghiệp bán lẻ nhỏ có thể bắt đầu với phần mềm quản lý kho (WMS) hoặc CRM đơn giản thay vì đầu tư vào hệ thống ERP phức tạp.

4. Thay đổi văn hóa và tư duy tổ chức:

   • Khuyến khích nhân viên chấp nhận rủi ro, học hỏi từ thất bại, và sẵn sàng thay đổi.

   • Xóa bỏ văn hóa đổ lỗi, tạo môi trường cởi mở để nhân viên đóng góp ý kiến.

5. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự:

   • Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng số (digital literacy) cho nhân viên.

   • Thử trước Dạy nhân viên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng (CRM) hoặc công cụ phân tích dữ liệu cơ bản.

6. Triển khai thử nghiệm trên quy mô nhỏ:

   • Bắt đầu với các dự án nhỏ, dễ quản lý trước khi mở rộng.

   • Thử nghiệm chatbot trên một kênh bán hàng trước khi tích hợp vào toàn bộ hệ thống.

7. Hợp tác với đối tác chuyên môn: Tìm kiếm tư vấn từ các chuyên gia chuyển đổi số hoặc các nhà cung cấp giải pháp uy tín. Đây là yếu tố được cho là "cực kỳ quan trọng", thử nhìn nhận, ông IT sẽ không nói chuyện được với ông Tài chính kế toán hoặc kinh doanh, vậy cần 1 người "chuyển ngữ" nhưng phải hiểu chiến lược, mô hình kinh doanh để đưa ra mô hình công nghệ phù hợp trong tương lai, vì làm công nghệ rất dễ bị các Ông công nghệ "đóng khung".

8. Truyền thông nội bộ hiệu quả:

   • Giải thích rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số và lợi ích cụ thể cho từng bộ phận.

   • Ví dụ: Tổ chức các buổi họp để nhân viên hiểu cách phần mềm mới giúp tiết kiệm thời gian làm việc.

9. Theo dõi và điều chỉnh linh hoạt:

   • Định kỳ đánh giá hiệu quả dự án, sẵn sàng điều chỉnh nếu không đạt kết quả mong muốn.

   • Sử dụng KPI để đo lường, ví dụ: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, giảm thời gian xử lý đơn hàng.

10. Đảm bảo an ninh và bảo mật dữ liệu: Đầu tư vào các giải pháp bảo mật (firewall, mã hóa dữ liệu) để tránh rò rỉ thông tin.

II. Thử nhìn các bài học kinh điển từ thất bại trên thế giới: Nhiều tập đoàn lớn trên thế giới đã thất bại trong chuyển đổi số, để lại bài học giá trị.

1. Kodak: Bỏ lỡ cơ hội số hóa ngành ảnh

   • Kodak, từng là biểu tượng của ngành nhiếp ảnh, phát minh ra máy ảnh số đầu tiên vào năm 1975 nhưng không đầu tư phát triển vì sợ ảnh hưởng đến mảng phim truyền thống. Khi máy ảnh số và smartphone thống trị, Kodak không thích nghi kịp, dẫn đến phá sản vào năm 2012.

   • Kodak mất gần toàn bộ thị phần, vốn hóa thị trường giảm từ hàng chục tỷ USD xuống dưới 1 tỷ USD sau phá sản.

   • Bài học rút ra:

     • Không né tránh công nghệ mới vì lo sợ phá vỡ mô hình kinh doanh hiện tại.

     • Phải thay đổi mô hình kinh doanh để tận dụng cơ hội từ công nghệ.

2. General Electric (GE): Chuyển đổi vội vàng, thiếu chiến lược

   • GE thành lập GE Digital để chuyển từ sản xuất máy móc sang giải pháp phần mềm đám mây. Tuy nhiên, mục tiêu không rõ ràng, thiếu sự đồng bộ với chuyên môn cốt lõi, dẫn đến thất bại. GE Digital gây thiệt hại tài chính nghiêm trọng và làm giảm giá trị thương hiệu.

   • Giá cổ phiếu GE giảm mạnh, thiệt hại hàng tỷ USD.

   • Bài học từ GE:

     • Chuyển đổi số phải phù hợp với năng lực cốt lõi và có lộ trình rõ ràng.

     • Không chạy theo xu hướng công nghệ mà không có chiến lược cụ thể.

3. Nike: Đầu tư công nghệ không hiệu quả

   • Nike đầu tư lớn vào đội ngũ kỹ sư để xây dựng nền tảng kỹ thuật số nhưng không theo kịp đối thủ. Họ buộc phải giải thể đội ngũ và từ bỏ dự án do thiếu sự đồng bộ và hiệu quả.

   • Thiệt hại hàng triệu USD từ dự án thất bại.

   • Bài học là cần sự thống nhất giữa các bộ phận (IT, marketing, vận hành) trong quá trình chuyển đổi.

   • Đầu tư công nghệ phải gắn với nhu cầu thực tế của khách hàng.

4. LEGO: Dự án số hóa không khả thi

   • LEGO đầu tư vào chương trình xây dựng ảo (LDD) nhưng không tính toán kỹ tính khả thi, dẫn đến thất bại và lãng phí nguồn lực.

   • Hàng triệu USD bị lãng phí vào dự án không mang lại giá trị.

   • Bài học:

     • Trước khi triển khai, cần thử nghiệm và đánh giá tính khả thi trên quy mô nhỏ.

     • Không đầu tư vào công nghệ mà không hiểu rõ nhu cầu thị trường.

Số liệu thiệt hại tổng quan:

• Theo báo cáo của Forbes, 70% doanh nghiệp toàn cầu thất bại trong chuyển đổi số, gây lãng phí hàng ngàn tỷ USD.

• Ngành bán lẻ toàn cầu thiệt hại 2,6 tỷ USD mỗi năm do website chậm hoặc lỗi thời.

• Dự đoán thiệt hại kinh tế toàn cầu từ chuyển đổi số thất bại có thể lên đến 900 tỷ USD.

III. Các doanh nghiệp SME và công ty truyền thống Việt Nam cần nhìn nhận lại: Doanh nghiệp SME và truyền thống tại Việt Nam, vốn có nguồn lực hạn chế và thường thiếu kinh nghiệm công nghệ, đối mặt với nhiều thách thức trong chuyển đổi số. Dưới đây là các bài học cụ thể và giải pháp áp dụng.

1. Hiểu rõ chuyển đổi số và đặt mục tiêu thực tế

• Thách thức: Theo Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, hơn 90% SME Việt Nam thiếu hiểu biết về chuyển đổi số, và 70% không biết bắt đầu từ đâu.

• Bài học từ Kodak: Không được bỏ qua xu hướng công nghệ vì lo sợ thay đổi mô hình kinh doanh truyền thống.

• Giải pháp:

  • Tham gia hội thảo, khóa học về chuyển đổi số (ví dụ: Go-live experience for SME+ của ISB).

  • Xác định mục tiêu nhỏ, như tự động hóa quy trình bán hàng hoặc xây dựng kênh bán hàng online.

  • Ví dụ: Một cửa hàng bán lẻ truyền thống có thể bắt đầu với việc tạo fanpage trên Facebook và sử dụng công cụ quảng cáo đơn giản.

2. Xây dựng văn hóa chấp nhận thay đổi

   • Văn hóa đổ lỗi, ngại thay đổi và ngại rủi ro khiến nhân viên không muốn thoát khỏi vùng an toàn.

   • Do vậy Lãnh đạo cần truyền cảm hứng, giải thích lợi ích của chuyển đổi số (ví dụ: tiết kiệm thời gian, tăng doanh thu).

   • Tổ chức các buổi chia sẻ để nhân viên hiểu công nghệ mới giúp công việc dễ dàng hơn.

   • Ví dụ: Một doanh nghiệp may mặc truyền thống có thể đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để giảm sai sót.

3. Lựa chọn công nghệ phù hợp với nguồn lực

   • SME thường đầu tư vào công nghệ không phù hợp, gây lãng phí.

   • Bài học từ Nike: Đầu tư công nghệ cần gắn với nhu cầu thực tế và năng lực tổ chức.

   • Giải pháp:

     • Bắt đầu với các giải pháp chi phí thấp, dễ sử dụng như MISA AMIS, Zoho CRM, hoặc Haravan.

     • So sánh các giải pháp công nghệ trước khi triển khai, đảm bảo phù hợp với quy mô và ngành nghề.

     • Ví dụ: Một quán cà phê truyền thống có thể dùng phần mềm POS (Point of Sale) để quản lý đơn hàng thay vì hệ thống ERP phức tạp.

4. Đào tạo nhân sự và hợp tác với chuyên gia

   • Thiếu nhân sự có kỹ năng số và kinh nghiệm quản lý dự án chuyển đổi số.

   • Bài học từ LEGO là thử nghiệm nhỏ trước khi mở rộng giúp giảm rủi ro.

   • Tìm hiểu nguyên nhân và giải pháp:

     • Gửi nhân viên tham gia các khóa đào tạo kỹ năng số do các tổ chức như VINASA hoặc RMIT cung cấp.

     • Hợp tác với các đơn vị uy tín như SmartOSC DX, FPT Digital, hoặc KPMG để được tư vấn lộ trình.

     • Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất gỗ có thể thuê chuyên gia để triển khai hệ thống quản lý kho trước khi mở rộng sang thương mại điện tử.

5. Tận dụng hỗ trợ từ chính phủ và tổ chức

   • Chi phí đầu tư cao khiến SME ngần ngại chuyển đổi số.

   • Các doanh nghiệp thành công thường tận dụng hỗ trợ từ đối tác và chính phủ.

   • Tận dụng các chương trình hỗ trợ từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư, như Chương trình Hỗ trợ Doanh nghiệp chuyển đổi số giai đoạn 2021-2025.

   • Tham gia các hiệp hội doanh nghiệp để học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác.

   • Một doanh nghiệp dệt may có thể xin hỗ trợ từ USAID để triển khai giải pháp công nghệ.

6. Đảm bảo an ninh dữ liệu

   • 60,1% doanh nghiệp Việt Nam lo ngại rò rỉ dữ liệu khi chuyển đổi số.

   • Các doanh nghiệp thất bại thường bỏ qua yếu tố bảo mật.

   • Thử sử dụng các giải pháp đám mây an toàn hoặc phần mềm có chứng nhận bảo mật.

   • Đào tạo nhân viên về an ninh mạng, như cách nhận diện email lừa đảo.

   • Ví dụ: Một doanh nghiệp bán hàng online có thể dùng dịch vụ bảo mật từ Viettel hoặc FPT để bảo vệ dữ liệu khách hàng.

IV. Số liệu thiệt hại tại Việt Nam và Thế giới

• Thế giới:

  • 70% doanh nghiệp toàn cầu thất bại trong chuyển đổi số, gây lãng phí hàng ngàn tỷ USD.

  • Ngành bán lẻ mất 2,6 tỷ USD mỗi năm do website chậm hoặc lỗi thời.

  • Dự đoán thiệt hại kinh tế toàn cầu từ chuyển đổi số thất bại: 900 tỷ USD.

• Việt Nam:

  • Theo McKinsey (2021), 70% doanh nghiệp Việt Nam thất bại trong chuyển đổi số do nguồn lực hạn chế và thiếu định hướng.

  • Chỉ 15% doanh nghiệp Việt Nam triển khai giải pháp chuyển đổi số, phần lớn SME phản ứng thụ động với công nghệ.

  • SME Việt Nam có thể đóng góp 24-30 tỷ USD vào GDP năm 2024 nếu chuyển đổi số thành công, nhưng hiện tại lãng phí hàng tỷ USD do thất bại.

V. Đi tìm giải pháp cho các doanh nghiệp truyền thống: Doanh nghiệp truyền thống (ví dụ: cửa hàng bán lẻ, xưởng sản xuất thủ công) thường không quen sử dụng công nghệ. Dưới đây là các bước đơn giản để bắt đầu:

1. Bắt đầu với các công cụ miễn phí hoặc chi phí thấp:

   • Sử dụng Google Sheets để quản lý đơn hàng thay vì sổ sách.

   • Tạo fanpage trên Facebook hoặc Zalo để quảng bá sản phẩm.

2. Tập trung vào trải nghiệm khách hàng:

   • Dùng các công cụ như Tawk.to để thêm chatbot miễn phí trên website, cải thiện dịch vụ khách hàng.

   • Thu thập phản hồi khách hàng qua Google Forms để cải thiện sản phẩm.

3. Tự động hóa từng bước nhỏ:

   • Sử dụng phần mềm như KiotViet để quản lý bán hàng và kho.

   • Ví dụ: Một tiệm tạp hóa có thể dùng KiotViet để theo dõi tồn kho và doanh thu hàng ngày.

4. Học hỏi từ các doanh nghiệp tương tự:

   • Tham gia các cộng đồng doanh nghiệp trên mạng xã hội để học cách áp dụng công nghệ.

   • Ví dụ: Một cửa hàng thời trang truyền thống có thể học cách bán hàng qua Shopee từ các đối thủ.

5. Tận dụng các chương trình đào tạo miễn phí:

   • Tham gia các khóa học trực tuyến từ Google Digital Garage hoặc VINASA để hiểu về marketing số và quản lý online.

Chuyển đổi số là cơ hội để doanh nghiệp SME và truyền thống tại Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh, nhưng cũng đầy rủi ro nếu không có chiến lược đúng đắn.Đối với doanh nghiệp Việt Nam, việc bắt đầu từ các bước nhỏ, tận dụng hỗ trợ từ chính phủ, và hợp tác với chuyên gia sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa cơ hội thành công.