Quy định các thủ tục giấy tờ cần thiết khi bán hàng

Quy định về các giấy tờ cần thiết khi bán hàng tại Việt Nam phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là hướng dẫn tổng quát về các giấy tờ cần thiết dựa trên các trường hợp phổ biến, bao gồm kinh doanh cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp, và bán hàng online hoặc lưu động:

1. Kinh doanh nhỏ lẻ, cá nhân (buôn bán rong, không có địa điểm cố định)

Theo Điều 3 Nghị định 39/2007/NĐ-CP, cá nhân hoạt động thương mại độc lập, không có địa điểm cố định (như bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến) không cần đăng ký kinh doanh và không cần giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn phải tuân thủ các quy định về:

• An toàn thực phẩm: Đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh (nếu kinh doanh thực phẩm).
• Vệ sinh môi trường và trật tự đô thị: Không vi phạm quy định về sử dụng không gian công cộng.
• Nộp thuế: Kê khai và nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc quy định hiện hành.

Giấy tờ cần thiết:

• Không yêu cầu giấy phép kinh doanh.
• Có thể cần chứng minh nhân dân/căn cước công dân để đối chiếu khi cơ quan chức năng kiểm tra.
• Nếu bán thực phẩm, cần giấy chứng nhận an toàn thực phẩm (tùy địa phương).

2. Hộ kinh doanh cá thể (cửa hàng bán lẻ, kinh doanh cố định)

Đối với cửa hàng bán lẻ hoặc hộ kinh doanh cá thể, cần đăng ký kinh doanh theo Điều 71 Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Hồ sơ đăng ký tại UBND quận/huyện bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Ghi rõ tên, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh.
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh.
• Hợp đồng thuê/mượn địa điểm kinh doanh (nếu không sở hữu địa điểm).
• Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm (nếu kinh doanh thực phẩm).
• Mã số thuế cá nhân hoặc mã số thuế hộ kinh doanh (đăng ký sau khi được cấp giấy phép).

Lưu ý:

• Nếu sử dụng từ 10 lao động trở lên, phải đăng ký dưới hình thức doanh nghiệp.
• Sau khi đăng ký, cần nộp thuế và xuất trình giấy phép khi cơ quan chức năng kiểm tra.

3. Doanh nghiệp (công ty, tổ chức kinh tế)

Doanh nghiệp cần Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các giấy tờ bổ sung tùy theo ngành nghề:

• Giấy phép kinh doanh: Do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
• Mã số thuế doanh nghiệp.
• Giấy phép ngành nghề có điều kiện (nếu kinh doanh hàng hóa đặc thù như xăng dầu, thuốc, thực phẩm): Ví dụ, kinh doanh xăng dầu cần Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu.
• Hóa đơn VAT: Nếu bán hàng cho doanh nghiệp hoặc khách hàng yêu cầu hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, hóa đơn thương mại (nếu xuất nhập khẩu).
• Giấy phép nhập khẩu (nếu bán hàng nhập khẩu, như thuốc hoặc thiết bị viễn thông).

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài:

• Cần Giấy phép kinh doanh hoạt động mua bán hàng hóa theo Nghị định 09/2018/NĐ-CP nếu thực hiện bán buôn, bán lẻ, hoặc phân phối qua mạng.

4. Bán hàng online (thương mại điện tử)

Bán hàng online qua các nền tảng như Shopee, Lazada, hoặc ứng dụng riêng cần:

• Cá nhân:
  • CMND/CCCD và tài khoản ngân hàng để đăng ký gian hàng.
  • Nếu kinh doanh nhỏ lẻ, không cần giấy phép kinh doanh, nhưng phải kê khai thuế.
• Doanh nghiệp/hộ kinh doanh:
  • Giấy phép đăng ký kinh doanh.
  • Mã số thuế.
  • Giấy phép ngành nghề đặc thù (nếu bán thuốc, thực phẩm chức năng, đồ uống có cồn).
• Ứng dụng bán hàng: Phải đăng ký với Bộ Công Thương theo Thông tư 59/2015/TT-BCT, bao gồm thông tin doanh nghiệp/cá nhân, mô tả sản phẩm, chính sách bảo mật thông tin khách hàng.
• Hóa đơn, chứng từ: Cần xuất hóa đơn VAT nếu bán cho doanh nghiệp hoặc theo yêu cầu.

5. Kinh doanh xe bán hàng lưu động

Đối với mô hình kinh doanh xe tải bán hàng (như đồ ăn, hàng hóa lưu động):

• Giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo: Nếu xe được cải tạo để bán hàn
• Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm: Nếu bán đồ ăn.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh: Nếu sử dụng nhiều xe hoặc thuê từ 10 lao động trở lên.
• Tuân thủ quy định giao thông, môi trường, và trật tự đô thị.

6. Các giấy tờ liên quan đến hàng hóa đặc thù

• Đồ uống có cồn: Cần ghi rõ nồng độ cồn, hạn sử dụng, và có giấy phép phân phối (nếu bán trên Shopee Mall).
• Thuốc không kê đơn: Cần Giấy phép nhập khẩu thuốc và mô tả sản phẩm theo quy định của Luật Dược.
• Sách, băng đĩa: Cần Quyết định xuất bản/phát hành hoặc giấy ủy quyền phân phối.
• Hàng hóa nhập khẩu: Cần Tờ khai hải quan, Hóa đơn thương mại, Hợp đồng thương mại.

7. Lưu ý về thuế và hóa đơn

• Thuế: Tùy loại hình kinh doanh, cần nộp thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (VAT), hoặc thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp khoán hoặc tỷ lệ phần trăm.
• Hóa đơn, chứng từ: Theo Nghị định 70/2025 (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP), cần đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ khi bán hàng, đặc biệt với kinh doanh online.
• Thanh toán: Cung cấp phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc hoặc hóa đơn VAT khi cần thiết.

8. Lưu ý chung

• Kiểm tra ngành nghề có điều kiện: Một số mặt hàng (thuốc, thực phẩm, xăng dầu) yêu cầu giấy phép bổ sung.
• Công chứng giấy tờ: Một số giấy tờ như CMND/CCCD, hợp đồng cần được công chứng/sao y tại UBND xã/phường.
• Tuân thủ quy định địa phương: Mỗi địa phương có thể có yêu cầu cụ thể về an toàn thực phẩm, trật tự đô thị, hoặc môi trường

• Hóa đơn mua hàng hoặc phiếu xuất kho có thông tin sản phẩm.
• Ảnh chụp sản phẩm, bao bì gốc.
• Cam kết nguồn gốc từ nhà cung cấp
• Biên bản giao nhận hàng

• Hóa đơn GTGT từ nhà phân phối chính thức.
• Giấy ủy quyền phân phối chính hãng.
• Hợp đồng đại lý hoặc xác nhận là nhà phân phối cấp 1/2.
• Tem nhãn, mã vạch xác thực từ hãng.

• Phiếu công bố mỹ phẩm do Sở Y tế cấp.

• Giấy phép kinh doanh ngành nghề phù hợp (nếu tự sản xuất)

• Phiếu công bố mỹ phẩm (ghi rõ tên tổ chức nhập khẩu).
• Hóa đơn nhập khẩu + packing list.
• Giấy ủy quyền phân phối chính hãng (nếu là đại lý độc quyền).
• Tem phụ tiếng Việt đúng quy định.
• Mã vạch quốc tế xác thực.

• Hóa đơn đầu vào từ đơn vị sản xuất có phép.
• Giấy chứng nhận hợp chuẩn/hợp quy (QCVN, TCVN).
• Tem bảo hành, mã truy xuất nguồn gốc

• Hóa đơn nhập khẩu hợp lệ.
• Giấy ủy quyền phân phối chính hãng (hoặc xác nhận đại lý ủy quyền).
• Giấy tờ kỹ thuật (datasheet, spec từ hãng).
• Tem điện tử, IMEI hoặc mã QR xác thực.